L’annonce de Microsoft du 15 janvier 2024 a élargi l’accès à Copilot pour Microsoft 365 aux petites et moyennes entreprises. Cette étape officielle a rendu l’assistance par IA, intégrée à des applications de productivité familières, accessible à davantage d’organisations. Pour une entreprise qui envisage son adoption, l’enjeu consiste à l’intégrer au travail des équipes et à leur gestion de l’information.
Choisir des tâches qui bénéficient de l’assistance
Une tâche récurrente, un résultat attendu et une personne responsable de sa révision constituent un bon point de départ. On peut évaluer la préparation d’un premier texte à partir de documents approuvés, l’organisation des suivis d’une réunion ou le résumé d’un échange avant une réponse. Les tâches retenues doivent correspondre aux applications et aux fonctions disponibles dans votre environnement.
Définissez les critères de réussite avant le projet pilote. Une synthèse peut devoir préciser les décisions, les responsabilités et les sources pertinentes. Un texte soigné perd de son intérêt si un employé doit ensuite reconstituer le contexte manquant. Évaluez le travail terminé plutôt que la première impression laissée par une réponse.
Examiner les accès à l’information
Microsoft explique dans sa documentation sur les données et la confidentialité que Copilot présente les informations de l’organisation selon les permissions d’accès existantes de l’utilisateur. Une gestion appropriée du partage et des accès fait donc partie de la préparation.
Examinez les responsables des documents, les espaces partagés, les groupes et les accès des collaborateurs externes. Retirez les autorisations devenues inutiles et précisez où conserver les renseignements sensibles. Ce travail améliore aussi la collaboration habituelle : chacun doit pouvoir reconnaître la version de référence et savoir où déposer les documents de son équipe.
Accompagner les équipes dans le changement
Le guide de configuration de Microsoft recommande des essais pilotes et des communications aux utilisateurs. Nous proposons de retenir un petit groupe aux tâches représentatives, de prévoir une période d’évaluation et de recueillir les résultats utiles, les corrections et les questions sans réponse.
La formation devrait expliquer comment fournir du contexte, consulter les sources et réviser le contenu généré. Les communications et engagements envers les clients doivent conserver un responsable pour leur approbation. Comparez le temps consacré à réaliser et à vérifier les tâches avant d’élargir l’usage, d’adapter le processus ou de maintenir la méthode existante.
Le bénéfice à évaluer est une tâche mieux accomplie : un suivi de réunion exploitable, une note interne plus claire ou moins de temps passé à reconstituer l’information. Les services de gestion TI de Nuagerie comprennent l’administration des suites bureautiques et le soutien aux utilisateurs. Notre équipe peut relier la discussion à l’environnement Microsoft 365 existant, aux responsabilités d’accès et à l’accompagnement nécessaire, en confirmant le périmètre et les fonctions disponibles avant le déploiement.
Choisissez une équipe et une tâche récurrente, puis décrivez le processus actuel et les corrections habituelles du réviseur. Les clients peuvent transmettre ce portrait dans l’espace client. Il permet de discuter de la préparation, d’un essai limité et des critères de poursuite, avant d’étendre un outil d’IA dont l’utilité n’a pas encore été évaluée dans l’entreprise.
