Migrer vers Google Workspace concerne les données et les personnes qui doivent les utiliser. Préparez le courriel et les accès documentaires comme deux volets distincts, avec un administrateur désigné et une personne responsable de l’acceptation dans chaque équipe.
Associer les comptes et les renseignements
Répertoriez les utilisateurs, alias, adresses partagées et groupes. Notez le fournisseur de courriel actuel, la taille des boîtes, les archives locales et les applications expéditrices. Pour les documents, identifiez l’emplacement source, le propriétaire, la destination et les collaborateurs internes ou externes.
Définissez les données comprises au mandat avant de choisir un outil. La documentation d’importation Google distingue les parcours selon le système source. Ne supposez pas qu’un import de courriel transfère aussi tous les calendriers, documents, droits et paramètres d’application.
Confirmer la préparation administrative
Faites vérifier par l’administrateur l’organisation, les comptes de destination, les licences et l’accès au DNS faisant autorité. Préparez l’authentification multifacteur et les moyens de récupération. Gardez un moyen de communication indépendant pendant le déplacement.
Choisissez les instructions actuelles correspondant à la source réelle. Ne reprenez pas une procédure visant un autre outil ou une autre source simplement parce qu’elle mentionne Google Workspace. Consignez les permissions demandées par l’outil et la personne qui retirera les accès temporaires après la migration.
Tester le courriel et les accès documentaires
Utilisez une boîte représentative et un petit ensemble de documents, dont un partagé à l’extérieur de l’organisation. Comparez le contenu migré à la source et conservez le rapport d’erreurs. Demandez à un utilisateur ordinaire d’ouvrir, de modifier et de partager uniquement ce que son rôle autorise.
Google Drive distingue les droits de lecture, de commentaire et de modification. Les politiques de l’organisation et l’héritage des dossiers influencent aussi les accès. Vérifiez le propriétaire prévu et le dossier parent, pas seulement le lien visible. Ne rendez pas un dossier public pour contourner un problème de permissions.
Notez les liens à remplacer dans les favoris, la documentation interne et les applications métier. Convenez du traitement des changements effectués pendant la migration.
Planifier la bascule du courriel
Suivez les instructions MX actuelles de Google pour configurer la réception et activer Gmail. Conservez les paramètres DNS existants et faites vérifier la liste complète des expéditeurs autorisés pour SPF, DKIM et DMARC.
Testez les messages dans les deux sens avec un compte externe, les alias et les expéditeurs automatiques. Gardez le service source accessible jusqu’à l’acceptation du résultat. Rétablir les anciens MX ne déplace pas les messages déjà reçus dans Gmail.
Clore la migration avec des preuves
Consignez les erreurs d’import non résolues, les tests de connexion, les permissions des fichiers essentiels et les exceptions acceptées. Retirez les accès temporaires après le rapprochement des données. Définissez la conservation, la sauvegarde indépendante et un test de restauration séparément de la collaboration et de la synchronisation.
Joignez Nuagerie avec le fournisseur source, le nombre d’utilisateurs, l’emplacement des documents et l’échéancier souhaité. La migration, l’administration récurrente et la sauvegarde externe optionnelle exigent un périmètre adapté à votre environnement.